Zmiany w przepisach prawa pracy (w tym w Kodeksie pracy) i składkach ZUS od 2026 r.

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom szereg wyzwań i znaczących zmian w zakresie przepisów prawa pracy i składek ZUS, które nie tylko podwyższą koszty działalności, ale wymuszą także rewizję dotychczasowych strategii zatrudnienia oraz procedur kadrowo-płacowych.

Te najważniejsze modyfikacje to m.in. wzrost minimalnego wynagrodzenia, nowości w ustalaniu stażu pracy oraz w przepisach ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, a także implementowana do polskiego systemu prawnego transparentność wynagrodzeń i „neutralność płciowa”. Szczególną uwagę trzeba zwrócić ponadto na zmiany:

• w zakresie zfśs,
• terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop,
• w stosowaniu elektronicznej formy dokumentów kadrowych,
• reguł dotyczących zwolnień lekarskich (L4) i ich kontroli.

Największe emocje budzą jednak nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy i rewolucja w kwalifikacji umów cywilnoprawnych od 2026 r.

Poniżej lista i opis najważniejszych zmian:

Wzrost minimalnego wynagrodzenia i jego wpływ na koszty pracodawców

Zmiany w ustalaniu stażu pracy od 2026 r.

Transparentność wynagrodzeń i neutralność płciowa

„Mały ZUS plus” – nowe zasady od 2026 r.

Zmiany przepisów ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych

Zmiany w zakresie ekwiwalentu za urlop, zfśs i elektronicznej formy dokumentów kadrowych

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – rewolucja w kwalifikacji umów cywilnoprawnych od 2026 r.

Nowe zasady dotyczące zwolnień lekarskich (L4) i ich kontroli

Mobbing i dyskryminacja

 

Wzrost minimalnego wynagrodzenia i jego wpływ na koszty pracodawców

Ustawowa płaca minimalna wynosi w 2026 r. 4.806 zł. Przesądza o tym rozporządzenie Rady Ministrów z 15 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242). Poziom minimalnego wynagrodzenia wpływa m.in. na dodatek za pracę w nocy, minimalną kwotę wolną od potrąceń, wynagrodzenie za przestój, wysokość odszkodowań określanych na poziomie minimalnego wynagrodzenia, limity odpraw, maksymalne wynagrodzenia praktykantów oraz minimalne podstawy składek ZUS, w tym składki zdrowotnej. Podniesienie płacy minimalnej wpływa także na kwotę wolną od potrąceń, oraz poziom świadczeń chorobowych (w zakresie minimalnej podstawy ich wymiaru). Pamiętajmy, że w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzin, wysokość ustawowej płacy minimalnej wyznaczamy w kwocie proporcjonalnej do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu. Dodajmy, że od początku 2017 r. w stosunku do umów zlecenia i umów o świadczenie usług (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d stawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) wprowadzono minimalną stawkę godzinową, której poziom jest ściśle skorelowany z wysokością ustalanego corocznie ustawowego, minimalnego wynagrodzenia za pracę należnego pracownikom. Omawiana minimalna stawka godzinowa w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. wynosi 31,40 zł brutto. W przypadku gdy zapłata za pracę nie gwarantuje minimalnej stawki godzinowej, zatrudnionemu przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem przewidzianej ustawowo stawki.

Po więcej informacji z obszaru skutków podniesienia płacy minimalnej zajrzyj do wpisu: Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 r. i jego wpływ na rozliczenia

Sprawdź wskaźniki kadrowo-płacowe na rok 2026:

🧮 Narzędzie Online – Wskaźniki kadrowo-płacowe na rok 2026
Wskaźniki kadrowo-płacowe na rok 2026
➪ Kliknij i Sprawdź

 

Zmiany w ustalaniu stażu pracy od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zatrudnionym osobom mogą być doliczane do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy mają zastosowanie:

1. od 1 stycznia 2026 r. – do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
2. od 1 maja 2026 r. – do pozostałych pracodawców.

Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy Kodeks pracy wskazuje okresy, które można zaliczyć do stażu pracy pod warunkiem uzyskania z ZUS stosownego zaświadczenia:

1. okresy opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność lub osobę współpracującą z osobą prowadzącą tę działalność,
2. okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu:

• wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,

3. okresy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez okres pierwszych 6-ciu miesięcy prowadzenia tej działalności (tzw. ulga na start),
4. okresy opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe przez osobę współpracującą z osobą podejmującą działalność gospodarczą (wymienioną w punkcie 3),
5. okresy, za które zostały sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,
6. okresy, za które zostały za sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą.

 

Przykład

Krzysztof współpracował ze spółką SUN przez 3 lata na podstawie umowy o współpracy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą. Obecnie rozpoczął projekt, w którym został zatrudniony przez spółkę na podstawie umowy o pracę. Po 3 miesiącach postanowił ją wypowiedzieć. Jego staż pracy wynosi 3 lata i 3 miesiące, więc okres wypowiedzenia wyniesie 3 miesiące.

Przykład

Jan pracował na podstawie umowy zlecenia w czasie studiów przez 4 lata. Po studiach zdecydował się pracować w urzędzie miasta. Po przyjęciu do pracy jego dodatek stażowy będzie liczony jak dla pracownika z 4-letnim stażem pracy.  

Wniosek o zaświadczenie (USP) – tylko w formie elektronicznej Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą konta w systemie teleinformatycznym Zakładu (dalej: eZUS). Od 1 stycznia 2026 r. na eZUS przewidziano udostępnienie dokumentu: „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP. Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń ZUS przygotuje i doręczy osobie, która złoży wniosek, wyłącznie w postaci elektronicznej na konto w eZUS. Źródło: ZUS

Przeczytaj również artykuł: Zmiany w ustalaniu stażu pracy

Transparentność wynagrodzeń i neutralność płciowa

Dzień 24 grudnia 2025 r. to początek funkcjonowania nowych przepisów Kodeksu pracy wprowadzających obowiązek pełnej transparentności wynagrodzeń już na etapie rekrutacji. Zmiany te mają na celu m.in. wyrównanie pozycji negocjacyjnej kandydatów, ograniczenie dyskryminacji płacowej oraz wymuszenie na pracodawcach uporządkowania wewnętrznych systemów wynagradzania. Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu Każda osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi otrzymać od pracodawcy jasną informację o wysokości proponowanego wynagrodzenia jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Informacja ta obejmuje:

• początkową wysokość wynagrodzenia albo jego przedział (tzw. widełki płacowe),
• wszystkie składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą – zarówno pieniężne, jak i niepieniężne.

Przez „wynagrodzenie” należy rozumieć szerokie spektrum świadczeń: pensję zasadniczą, dodatki (np. stażowy, funkcyjny), premie i nagrody regulaminowe, nagrody jubileuszowe, benefity pozapłacowe (prywatna opieka medyczna, karta sportowa, samochód służbowy także do celów prywatnych, telefon, laptop, dodatkowy urlop itp.), a także świadczenia socjalne czy deputaty. Nie obejmuje natomiast świadczeń, których wysokość wynika wprost z przepisów powszechnie obowiązujących (np. dodatek za pracę w nocy, za nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe, minimalna odprawa emerytalno-rentowa), chyba że pracodawca stosuje w tym zakresie własne, korzystniejsze zasady. Pracodawca ma swobodę wyboru momentu przekazania tych danych – może to zrobić:

• już w samym ogłoszeniu o pracę (najczęściej wybierane rozwiązanie, bo zwalnia z obowiązku informowania każdego kandydata indywidualnie),
• przed rozmową kwalifikacyjną,
• najpóźniej bezpośrednio przed podpisaniem umowy o pracę.

Ważne: informacja musi zostać przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby kandydat mógł się z nią zapoznać i świadomie negocjować warunki zatrudnienia. Może mieć formę papierową lub elektroniczną (zwykły e-mail jest w pełni wystarczający – nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny). Choć ustawa nie nakłada obowiązku dokumentowania faktu przekazania informacji, w praktyce warto zachować potwierdzenie (np. wiadomość e-mail z potwierdzeniem odczytania lub podpisane oświadczenie kandydata). Widełki płacowe muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach Przedziały wynagrodzeń nie mogą być dowolne. Muszą wynikać z przyjętej w firmie metodologii (np. wartościowania stanowisk) i być neutralne zwłaszcza pod względem płci. Oznacza to, że dwie osoby wykonujące tę samą pracę, posiadające porównywalne kwalifikacje i osiągające podobne wyniki, powinny mieścić się w tym samym przedziale wynagrodzeń – niezależnie od płci, wieku czy innych cech osobistych. Informacja o regulaminie wynagradzania i układzie zbiorowym pracy Jeśli u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, kandydat musi zostać poinformowany o odpowiednich postanowieniach tych dokumentów. W przypadku regulaminu wynagradzania najczęściej oznacza to przekazanie jego pełnej treści (lub przynajmniej tych części, które dotyczą wynagrodzeń i świadczeń). Regulamin premiowania traktowany jest jako integralna część regulaminu wynagradzania, więc również powinien zostać udostępniony. Neutralność płciowa ogłoszeń o pracę i nazw stanowisk Ogłoszenia rekrutacyjne oraz nazwy stanowisk muszą być sformułowane w sposób neutralny pod względem płci. Niedopuszczalne są już formy sugerujące, że oferta kierowana jest wyłącznie do mężczyzn lub wyłącznie do kobiet. Akceptowane rozwiązania:

• podanie obu form: kierownik/kierowniczka, specjalista/specjalistka, programista/programistka,
• użycie oznaczeń M/K: rekruter (M/K), analityk (M/K),
• formy osobowe: „poszukujemy osoby na stanowisko…”, „zatrudnimy osobę do obsługi klienta”,
• opis czynności zamiast nazwy stanowiska: „zatrudnimy osobę do koszenia trawy i pielęgnacji terenów zielonych”.

Wynagrodzenie nadal może być zróżnicowane, ale wyłącznie w oparciu o obiektywne kryteria: rodzaj wykonywanej pracy, wymagane kwalifikacje, ilość i jakość świadczonej pracy. Sama płeć czy różnice w sile fizycznej między konkretnymi osobami nie mogą uzasadniać różnic w płacy, jeśli praca i kwalifikacje są porównywalne. Zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie Wedle nowych regulacji, pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego w obecnym lub poprzednich miejscach pracy. Zabronione jest zarówno bezpośrednie pytanie („Ile Pan/Pani zarabiał/a wcześniej?”), jak i pośrednie próby uzyskania tej informacji (np. poprzez wymaganie zaświadczenia o wynagrodzeniu). Dopuszczalne pozostaje pytanie o oczekiwania finansowe kandydata.

„Mały ZUS plus” – nowe zasady od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą skorzystać z ulgi – „mały ZUS plus” według nowych zasad, które określają, w jaki sposób należy liczyć okresy ulgi.

36 miesięcy korzystania z ulgi „mały ZUS plus”

Jeżeli prowadzisz pozarolniczą działalność gospodarczą i spełniasz warunki, aby skorzystać z ulgi „mały ZUS plus”, to począwszy od stycznia 2026 r., w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, możesz płacić mniejsze składki przez 36 miesięcy kalendarzowych.

Do okresów 36 miesięcy kalendarzowych ulgi i 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej wlicza się jako pełny miesiąc każdy miesiąc kalendarzowy, w którym odpowiednio korzystałeś z ulgi lub prowadziłeś pozarolniczą działalność gospodarczą przez co najmniej jeden dzień.

Od stycznia 2026 r. możesz skorzystać z 36 miesięcy ulgi „mały ZUS plus” na nowych zasadach (tych, które obowiązują od 2026 r.) niezależnie od tego, czy wykorzystałeś ją przed 2026 rokiem, czy obecnie z niej korzystasz, czy też nigdy z niej nie korzystałeś.

Pozostałe warunki, na podstawie których przedsiębiorcy mają prawo do ulgi „mały ZUS plus”, nie zmieniły się.

Przykład 1

Pan Jan skorzystał do grudnia 2025 r. z 30 miesięcy ulgi „mały ZUS plus”. W 2026 r. prowadzi działalność bez przerwy i nadal może korzystać z tej ulgi. Od stycznia 2026 r. ma prawo do maksymalnie 36 miesięcy ulgi w okresie najbliższych 60 miesięcy kalendarzowych. W kolejnych okresach 60-miesięcznych prowadzenia działalności gospodarczej również ma prawo do 36 miesięcy ulgi, o ile spełni ustawowe warunki.

W przypadku jeśli nie wykorzystałeś pełnego limitu 36 miesięcy ulgi „mały ZUS plus” do grudnia 2025 r. i korzystasz z ulgi do końca grudnia 2025 r. oraz masz prawo korzystać z niej od stycznia 2026 r., nie musisz wyrejestrowywać się z ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 05 90 XX albo 05 92 XX i ponownie zgłaszać do ubezpieczeń z tym kodem w 2026 r. W 2026 r. składasz tylko dokumenty rozliczeniowe z kodem tytułu ubezpieczenia 05 90 XX albo 05 92 XX oraz dokument ZUS DRA cz. II albo ZUS RCA cz. II.

Pierwszy okres 60-miesięcznego prowadzenia działalności gospodarczej zaczyna się od tego miesiąca, w którym po grudniu 2025 r. rozpoczniesz działalność gospodarczą z tą ulgą. Kolejne okresy 60 miesięcy, w czasie których możesz korzystać z 36-miesięcznej ulgi, zaczynają się od pierwszego miesiąca, w którym zaczniesz prowadzić lub kontynuujesz działalność po upływie poprzedniego okresu 60-miesięcznego.

Przykład 2

Pan Jan w 2026 r. jest objęty ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej i nie korzysta z ulgi „mały ZUS plus”. Spełnia warunki, aby z niej skorzystać od stycznia 2027 r. Dlatego od 1 stycznia 2027 r. zgłasza się do ubezpieczeń z kodem 05 90 XX. Styczeń 2027 r. jest zatem pierwszym miesiącem pierwszego 60-miesięcznego okresu, w którym może skorzystać z ulgi i pierwszym miesiącem z 36-miesięcznego limitu na tę ulgę.

Jeżeli nie wykorzystałeś wszystkich 36 miesięcy ulgi w okresie 60 miesięcy prowadzonej działalności gospodarczej, to pozostałych miesięcy nie możesz wykorzystać w kolejnym 60-miesięcznym okresie. Limit ulgi „mały ZUS plus” przysługuje przez maksymalnie 36 miesięcy w 60-miesięcznych okresach.

Przykład 3

Pan Jan w pierwszym okresie 60-miesięcznego prowadzenia działalności gospodarczej tylko przez 24 miesiące korzystał z ulgi „mały ZUS plus”. W kolejnym okresie 60 miesięcy prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo maksymalnie do 36 miesięcy ulgi.

Jeżeli wykorzystałeś 36 miesięcy ulgi „mały ZUS plus” przed upływem 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej, to do końca 60-miesięcznego okresu nie masz prawa do ulgi. Możesz nabyć do niej prawo dopiero w kolejnym okresie 60 miesięcy.

Dodatkowe 12 miesięcy korzystania z ulgi „mały ZUS plus” od 2026 r.

Jeśli w 2023 r. prowadziłeś działalność gospodarczą oraz korzystałeś z ulgi „mały ZUS plus” i w konsekwencji masz prawo do dodatkowych 12 miesięcy ulgi, a do końca 2025 r. nie skorzystałeś z tego prawa albo wykorzystałeś mniej niż 12 dodatkowych miesięcy, to możesz wykorzystać te miesiące po 2025 r.

Przy czym, przy ustalaniu liczby dodatkowych miesięcy ulgi, powinieneś uwzględnić również miesiące wykorzystane przed 2026 r.

Przykład 4

Pan Jan spełniał warunki do skorzystania z dodatkowych 12 miesięcy ulgi „mały ZUS plus”. Do końca 2025 r. wykorzystał z tego limitu 7 miesięcy. Pozostałe 5 miesięcy (w całości albo w częściach) może wykorzystać najwcześniej w 2029 r., tj. po upływie 36 miesięcy korzystania z ulgi.

Rezygnacja z ulgi

Jeżeli prowadzisz pozarolniczą działalność gospodarczą i korzystasz z ulgi „mały ZUS plus”, możesz w każdej chwili z niej zrezygnować. Możesz więc także, mimo spełniania warunków, w ogóle z niej nie skorzystać. Swoją decyzję na temat ulgi przekazujesz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia, który rozpoczyna się cyframi 05 90 albo 05 92 w ustawowym terminie. Obowiązującym Cię terminem na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych jest okres do 31 stycznia danego roku bądź okres 7 dni od momentu rozpoczęcia lub wznowienia działalności po 24 stycznia albo w innym miesiącu. W przypadku, gdy nie przekażesz takiego zgłoszenia we wskazanym okresie albo przekażesz je z innym kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osób prowadzących działalność gospodarczą, Zakład uznaje, że zrezygnowałeś z ulgi „mały ZUS plus”.

Przykład 5

Pan Jan 3 lutego 2026 r. przekazuje zgłoszenie do ubezpieczeń z kodem 05 90 00 na formularzu ZUS ZUA z datą powstania obowiązku ubezpieczeń 1 lutego 2026 r. To zgłoszenie wpłynęło do ZUS w terminie i pan Jan ma prawo do ulgi od 1 lutego 2026 r. Następnie Pan Jan wyrejestrowuje się z ubezpieczeń z dniem 1 marca 2026 r., a 10 marca 2026 r. składa ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń z kodem 05 90 00 z datą powstania obowiązku ubezpieczeń 1 stycznia 2026 r. Pan Jan przekazał dokument po terminie, dlatego od stycznia 2026 r. do końca roku kalendarzowego nie ma prawa do ulgi „mały ZUS plus” (także w lutym 2026 r.).

Przykład 6

Pan Jan 3 lutego 2026 r. przekazuje zgłoszenie do ubezpieczeń z kodem 05 90 00 z datą powstania obowiązku ubezpieczeń 1 lutego 2026 r. Pan Jan przekazał zgłoszenie do ubezpieczeń w terminie i ma prawo do ulgi od 1 lutego 2026 r. Pan Jan od 1 marca 2026 r. zawiesza działalność gospodarczą, a następnie ją wznawia od 1 czerwca 2026 r. (zgłoszenie przekazuje 15 czerwca 2026 r.). Ponieważ Pan Jan robi to w tym samym roku kalendarzowym co zgłoszenie od 1 lutego, Pan Jan ma prawo do ulgi także po wznowieniu działalności, o ile nie wykorzystał jeszcze limitu 36 miesięcy.

Źródło: ZUS

Zmiany przepisów ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych

Z dniem 13 grudnia 2025 r. weszła w życie ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. Wprowadza ona fundamentalne zmiany, mające na celu unowocześnienie dialogu między pracodawcami a pracownikami, a także dostosowanie polskich przepisów do wymogów unijnych (dyrektywa o adekwatnych wynagrodzeniach minimalnych).

Poniżej kluczowe obszary zmian.

Cyfryzacja zamiast papieru (Krajowa Ewidencja)

Największą rewolucją formalną jest rezygnacja z papierowej rejestracji układów. Docelowo powstanie Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) – centralny system teleinformatyczny.

• Procedura przejściowa: Do momentu fizycznego uruchomienia systemu KEUZP, zgłoszenia nowych układów i porozumień należy przesyłać elektronicznie do właściwego ministra ds. pracy. Wymagane jest opatrzenie dokumentów podpisem kwalifikowanym lub zaufanym.

• Obowiązek zgłoszeń: W okresie przejściowym obowiązek ten dotyczy wyłącznie nowo zawieranych dokumentów (układów, protokołów, porozumień). Dokumenty zarejestrowane przed 13 grudnia 2025 r. nie wymagają ponownego zgłaszania na tym etapie.

Nowe obszary negocjacji

Przepisy znacznie poszerzają katalog tematów, które mogą być przedmiotem układu zbiorowego (zarówno zakładowego, jak i ponadzakładowego). Oprócz tradycyjnych kwestii płacowych, partnerzy społeczni mogą teraz regulować:

• zasady wykorzystania nowoczesnych technologii i sztucznej inteligencji (AI) w miejscu pracy,

• mechanizmy wspierające work-life balance (godzenie ról zawodowych i prywatnych),

• politykę równości płci,

• ochronę zdrowia psychicznego (przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu, stresowi) oraz procedury antymobbingowe.

Nadal obowiązuje żelazna zasada prawa pracy: postanowienia układu nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż powszechnie obowiązujące przepisy kodeksowe.

Ułatwienia w rokowaniach i zawieraniu umów

Ustawodawca wprowadził narzędzia mające usprawnić proces negocjacyjny:

• Wsparcie mediatora: Jeśli strony znajdą się w impasie, mogą oficjalnie skorzystać z pomocy mediatora lub mediatorki.

• Porozumienia między pracodawcami: Możliwe jest zawarcie układu ponadzakładowego przez grupę co najmniej dwóch pracodawców, nawet bez udziału sformalizowanej organizacji pracodawców.

• Elastyczny czas trwania: Układ można zawrzeć na czas nieokreślony lub określony (z opcją przedłużenia).

Przepisy przejściowe – co ze „starymi” układami?

Wprowadzenie nowych regulacji nie unieważnia automatycznie dotychczasowych ustaleń:

• Ważność dokumentów: Układy zbiorowe, regulaminy pracy zdalnej czy porozumienia o czasie pracy zawarte przed 13 grudnia 2025 r. zachowują ważność do końca okresu, na jaki zostały zawarte, lub do momentu ich wypowiedzenia.

• Toczące się negocjacje: Jeśli rokowania nad układem rozpoczęły się przed wejściem w życie nowej ustawy i nie zostały zakończone, toczy się je dalej według „starych” zasad (z Kodeksu pracy).

Harmonogram wdrażania systemu KEUZP

Budowa systemu teleinformatycznego to proces rozłożony w czasie:

1. Ministerstwo ma do 2 lat na stworzenie i uruchomienie systemu KEUZP.

2. Oficjalny komunikat o uruchomieniu systemu pojawi się w Dzienniku Ustaw.

3. Po uruchomieniu systemu: Pracodawcy objęci aktualnymi układami i porozumieniami będą mieli 1 rok na wprowadzenie ich do cyfrowej bazy (wraz z odwzorowaniem cyfrowym treści dokumentów).

Więcej szczegółów poznasz z artykułu: Zmiany przepisów ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

 

Projektowane zmiany

Zmiany w zakresie ekwiwalentu za urlop, zfśs i elektronicznej formy dokumentów kadrowych

Sejm 4 grudnia 2025 r. uchwalił nowelizację Kodeksu pracy oraz ustawy o zfśs, która przewiduje trzy główne bloki zmian:

• nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• upowszechnienie „postaci papierowej lub elektronicznej” szerokiej grupy dokumentów kadrowych w miejsce sztywnej „formy pisemnej”,
• modyfikacja zasad reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących zfśs.

Nowela (po uprzednim podpisie Prezydenta) ma wejść w życie po upływie 14 dni od opublikowania jej w Dz.U.

Wypłata ekwiwalentu urlopowego

Zgodnie z dotychczasową praktyką i orzecznictwem, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy stawało się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy, co nierzadko wymuszało tworzenie dodatkowych list płac i prowadziło do błędów obliczeniowych. Ustawodawca dostrzegając ten problem, postanowił powiązać  termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w danym zakładzie pracy. W myśl nowelizacji (dodającej paragrafy 4 i 5 w artykule 171 K.p.), pracodawcy od momentu wejścia jej w życie powinni stosować:

• zasadę ogólną, mówiącą o tym, że wypłata ekwiwalentu następuje w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 K.p.;
• wyjątek (zasada 10 dni), stanowiący, że jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy (np. pensja płatna z góry lub na początku miesiąca, a pracownik odchodzi w połowie), ekwiwalent musi zostać wypłacony w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy o pracę, a gdy termin ten wypada w dzień wolny, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

  Kierując się uzasadnieniem do nowelizacji, za trafny można uznać pogląd, że przy dokonywaniu wypłat wynagrodzeń 10. dnia miesiąca następnego, wypłacenie ekwiwalentu powinno następować w dacie wypłaty pensji za miesiąc, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. W uzasadnieniu czytamy wszakże, iż: „zmiany ustalają termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie”.  

Szersze zastosowanie formy elektronicznej w sprawach pracowniczych

Dotąd Kodeks pracy w wielu przepisach posługuje się zamiennie określeniami:

• „forma pisemna”,

• „postać papierowa lub elektroniczna”.

Budzi to wątpliwości praktyczne:

• czy „forma pisemna” obejmuje np. wiadomości e-mail,

• czy dopiero „postać elektroniczna” wprost pozwala na stosowanie zwykłej komunikacji elektronicznej (bez kwalifikowanego podpisu).

Nowelizacja porządkuje te pojęcia, konsekwentnie wprowadzając do szeregu przepisów sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”.   W uzasadnieniu do noweli wyjaśniono, że postać elektroniczna obejmuje zarówno:

• formalną formę elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),

• jak i mniej sformalizowaną komunikację, np. e-mail, którego treść i dane nadawcy pozwalają ustalić, kto składa oświadczenie woli.

  Elektroniczna forma załatwiania spraw będzie dopuszczalna w odniesieniu do szerokiego katalogu czynności: – w obszarze informacyjnym:

• powiadamianie o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy (art. 22² § 8 k.p.)
• przekazywanie danych dotyczących przejścia przedsiębiorstwa na nowego właściciela (art. 23¹ § 3 k.p.)

– w zakresie konsultacji związkowych:

• uzgadnianie z organizacją związkową planowanego wypowiedzenia umowy (art. 38 § 1 i § 2 k.p.)

– w sprawach dotyczących organizacji pracy:

• sporządzanie rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.)
• wnioskowanie o indywidualne ustalenia godzin pracy (art. 142 k.p.)
• ubieganie się o system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.)
• występowanie o pracę wyłącznie w weekendy (art. 144 k.p.)
• aplikowanie o elastyczny (ruchomy) rozkład godzin pracy (art. 150 § 5 k.p. w zw. z art. 140¹ k.p.)

– w kwestiach urlopowych i czasu wolnego:

• prośby o zwolnienie na załatwienie spraw prywatnych (art. 151 § 2¹ k.p.)
• wnioski o rekompensatę nadgodzin czasem wolnym (art. 151² § 1 k.p.)
• podania o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.)
• wnioski o urlop bezpłatny na okres zatrudnienia u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.)

– w obszarze bezpieczeństwa pracy:

• zgłaszanie do inspekcji pracy informacji o zatrudnianiu osób pracujących w porze nocnej (art. 151⁷ § 6 k.p.)
• przekazywanie pracownikom instrukcji i wytycznych z zakresu BHP (art. 237⁴ § 3 k.p.).

Zauważmy, że nowelizacja nie we wszystkich przypadkach zmienia w Kodeksie pracy określenia „forma pisemna” na sformułowanie „postać papierowa lub elektroniczna”. Część regulacji nadal wymaga zachowania tradycyjnej postaci pisemnej, dlatego pracodawcy powinni dokładnie weryfikować wymogi formalne dla poszczególnych czynności.

 

Zmiany w reprezentacji pracowniczej przy sprawach związanych z zfśs

Po zmianach, pracodawcy nieposiadający zakładowych organizacji związkowych powinni prowadzić uzgodnienia z zakresu zfśs z grupą przedstawicieli wybranych przez załogę, czyli nie z jedną osobą, lecz z minimum dwoma reprezentantami. Ma to na celu przede wszystkim zwiększenie demokratyczności i przejrzystości procesu decyzyjnego oraz lepszą ochronę interesów pracowników.

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – rewolucja w kwalifikacji umów cywilnoprawnych od 2026 r.

W 2026 r. w życie ma wejść istotna nowelizacja przepisów dotyczących działalności Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych zapisów Kodeksu pracy. Zmiany mają na celu skuteczniejsze przeciwdziałanie praktykom polegającym na maskowaniu stosunku pracy umowami cywilnoprawnymi (zleceniem, o dzieło czy współpracą B2B). Najważniejszą nowością będzie przyznanie inspektorom pracy prawa do administracyjnego stwierdzenia istnienia stosunku pracy w miejsce dotychczasowej umowy cywilnej. Zaproponowane rozwiązania stanowią jedną z najdalej idących ingerencji w swobodę zawierania umów od wielu lat. Z jednej strony mają chronić osoby wykonujące pracę w warunkach typowych dla stosunku pracy przed pozbawianiem ich podstawowych praw pracowniczych. Z drugiej – wprowadzają mechanizmy o natychmiastowym i bardzo dotkliwym skutku finansowym oraz organizacyjnym dla przedsiębiorców. Zauważmy, iż prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (nr z wykazu UD283), wprowadzającym zmiany m.in.  do ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy oraz do Kodeksu pracy, nadal trwają. Choć początek obowiązywania nowelizacji póki co przewidziano na 1 stycznia 2026 r., to biorąc pod uwagę czas niezbędny do przejścia aktu prawnego przez całą ścieżkę legislacyjną, można założyć, że data ta ulegnie przesunięciu. Główne nowe narzędzie – decyzja administracyjna o istnieniu stosunku pracy Po zmianach, po przeprowadzeniu kontroli okręgowy inspektor pracy będzie mógł samodzielnie wydać decyzję stwierdzającą, że dana osoba wykonuje pracę w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (wykonywanie pracy określonego rodzaju pod kierownictwem zleceniodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem), nawet jeśli strony zawarły umowę cywilnoprawną. Decyzja będzie precyzowała podstawowe elementy stosunku pracy, m.in.:

• rodzaj umowy o pracę (domyślnie na czas nieokreślony, jeśli nie da się ustalić innego),
• datę nawiązania stosunku pracy (domyślnie równą dacie faktycznego rozpoczęcia świadczenia pracy jeśli z zebranych informacji / dowodów nie będzie wynikała inna data),
• rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce jej wykonywania (domyślnie siedziba podmiotu kontrolowanego, jeśli z zebranych informacji / dowodów nie będzie wynikało inne miejsce),
• wymiar czasu pracy (domyślnie pełny etat, jeśli z zebranych informacji / dowodów nie będzie wynikało nic innego),
• wysokość wynagrodzenia (domyślnie ostatnie minimalne wynagrodzenie, jeśli nie da się ustalić innej kwoty).

Decyzja będzie podlegać natychmiastowej wykonalności od momentu doręczenia podmiotowi kontrolowanemu – w zakresie wszystkich skutków wynikających z nawiązania stosunku pracy (m.in. prawo pracy, składki ZUS, podatek dochodowy). Wniesienie odwołania nie wstrzyma jej wykonania. Dopiero po uprawomocnieniu się decyzji (lub prawomocnym wyroku sądu) możliwe będzie ostateczne rozliczenie skutków „wstecz” – za okres od faktycznego rozpoczęcia pracy do dnia doręczenia decyzji. Jeśli decyzja zostanie ostatecznie uchylona, stosunek pracy będzie traktowany jako istniejący tylko od dnia doręczenia decyzji okręgowego inspektora do dnia jej uchylenia – co pozwoli uniknąć całkowitego chaosu rozliczeniowego, ale i tak wymusi liczne korekty. Zakaz działań odwetowych i wyższe kary Wydanie decyzji o stwierdzeniu stosunku pracy nie będzie mogło stanowić podstawy do jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania osoby, której dotyczy (np. wypowiedzenia umowy czy pogorszenia warunków). Naruszenie tego zakazu zostanie uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone grzywną. Nowelizacja znacząco podnosi wysokość kar za najczęstsze naruszenia prawa pracy – w większości przypadków górne granice grzywien zostaną podwojone (z 30–45 tys. zł do 60–90 tys. zł). Wyższe będą także maksymalne mandaty nakładane przez inspektorów w trakcie kontroli (do 5 tys. zł, a przy recydywie nawet do 10 tys. zł). Nowe możliwości prowadzenia kontroli Inspektorzy pracy zyskają szereg ułatwień technicznych i organizacyjnych:

• możliwość prowadzenia kontroli lub poszczególnych czynności zdalnie (za pośrednictwem komunikacji elektronicznej),
• żądanie przeprowadzenia transmisji online pozwalającej na zdalne oględziny stanowisk pracy, maszyn i procesów produkcyjnych,
• doręczanie protokołów, wystąpień i decyzji w formie elektronicznej,
• dostęp do szerszego zakresu danych z ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej,
• prawo kontroli podmiotów, które zakończyły współpracę z daną osobą w okresie 12 miesięcy przed rozpoczęciem kontroli.

Procedura odwoławcza Od decyzji okręgowego inspektora pracy będzie przysługiwało odwołanie do Głównego Inspektora Pracy. W wyjątkowych sytuacjach Główny Inspektor będzie mógł uchylić rygor natychmiastowej wykonalności (jeśli grozi ona nieodwracalnymi skutkami) i określić tymczasowe warunki wykonania decyzji, tak by zabezpieczyć interes osoby wykonującej pracę. Od rozstrzygnięcia Głównego Inspektora Pracy będzie przysługiwała skarga do sądu pracy (sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy). Jak przygotować się do nowych przepisów? W obliczu zbliżającej się zmiany wiele firm i samych kontraktorów podejmuje działania prewencyjne. Kluczowe jest:

1. Audyt umów i praktyk ich realizacji– nie wystarczy analiza samej treści umowy; należy sprawdzić, czy sposób współpracy rzeczywiście odpowiada charakterowi cywilnoprawnemu (np. niezależność w wyborze czasu i miejsca pracy, odpowiedzialność za rezultat, brak podporządkowania).
2. Szkolenie menedżerów i zespołów HR– aby uniknąć przypadkowego traktowania kontraktorów / zleceniobiorców jak pracowników (np. wymaganie stałej obecności w biurze, nadzoru nad przebiegiem pracy).
3. Unikanie benefitów typowych dla pracowników– np. kart lunchowych, bonów, urlopów wypoczynkowych – chyba że są oferowane na zasadach handlowych, dostępnych dla wszystkich usługodawców.
4. Dokumentowanie niezależności kontraktora / zleceniobiorcy – np. poprzez ustalenia dotyczące własnych narzędzi pracy, elastyczności terminów czy możliwości delegowania zadań.

  Lista samokontroli Państwowej Inspekcji Pracy Państwowa Inspekcja Pracy postanowiła przygotować narzędzie określane jako lista samokontroli, które ma charakter prewencyjno-edukacyjny. Inicjatywa ta wpisuje się w szerszy proces reformowania przepisów dotyczących funkcjonowania PIP i stanowi odpowiedź na potrzebę uporządkowania praktyk zatrudnieniowych na polskim rynku pracy. Głównym impulsem do powstania tego dokumentu są planowane zmiany legislacyjne. Zgodnie z projektowaną nowelizacją przepisów, w 2026 r. inspektorzy pracy mają uzyskać uprawnienie do wydawania decyzji administracyjnych, które będą przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę. Takie przekształcenie nastąpi wówczas, gdy organ kontrolny stwierdzi, że mimo formalnej formy umowy cywilnoprawnej, faktyczny charakter współpracy odpowiada stosunkowi pracy. To nowe, budzące szerokie dyskusje uprawnienie stanowi istotne rozszerzenie dotychczasowych kompetencji PIP. Lista samokontroli ma na celu wsparcie przedsiębiorców w samodzielnej weryfikacji stosowanych modeli współpracy. Jej podstawowym zadaniem jest pomoc w określeniu, która forma zatrudnienia – pracownicza czy cywilnoprawna – jest adekwatna do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy przez daną osobę. Narzędzie to kierowane jest do szerokiego grona odbiorców. Mogą z niego korzystać wszystkie podmioty gospodarcze, które angażują współpracowników na podstawie umów cywilnoprawnych – czy to umów o świadczenie usług w modelu B2B, umów zlecenia, czy umów o dzieło. Co istotne, lista może być również wykorzystywana przez samych zatrudnionych, którzy dzięki znajomości własnej sytuacji zawodowej mogą na jej podstawie inicjować rozmowy ze współpracującymi podmiotami w celu właściwego zabezpieczenia interesów obu stron. Dzięki liście przedsiębiorca zyskuje możliwość:

• przeanalizowania obecnie funkcjonujących form współpracy,
• wprowadzenia ewentualnych korekt i dostosowań,
• odpowiedniego przygotowania się do potencjalnej kontroli ze strony inspekcji pracy.

Obecnie dokument znajduje się na etapie konsultacji, co oznacza, że jego ostateczna forma może jeszcze ulec modyfikacjom. Liczne głosy środowiska prawniczego i biznesowego wskazują na potrzebę dopracowania niektórych sformułowań, tak aby narzędzie to mogło być skutecznie wykorzystywane w praktyce bez ryzyka wyciągania błędnych wniosków.

Nowe zasady dotyczące zwolnień lekarskich (L4) i ich kontroli

21 listopada 2025 r. Sejm uchwalił ustawę zmieniającą ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych oraz szereg innych aktów (w tym ustawę zasiłkową). Rzeczona nowela:

• przewiduje gruntowną przebudowę reguł w zakresie zwolnień lekarskich i ich kontrolowania,
• na dzień opublikowania niniejszego tekstu była jeszcze w trakcie prac legislacyjnych,
• co do zasady, zacznie obowiązywać po 3 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (czyli najwcześniej od wiosny 2026 r.), z tym, że część rozwiązań wejdzie w życie później (np. przepisy umożliwiające łączenie zwolnienia lekarskiego u jednego pracodawcy z pracą u innego – dopiero od 1 stycznia 2027 r.).

1. Jeden okres zasiłkowy – niezależnie od liczby tytułów ubezpieczeniowych

Nowelizacja przesądza, że okres zasiłkowy (182 lub 270 dni) jest wspólny, niezależnie od liczby tytułów podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (np. kilku etatów, etatu i zlecenia). W praktyce oznacza to, że:

• wszystkie okresy niezdolności do pracy sumują się,
• nie ma odrębnych „limitów” zasiłku dla każdego stosunku pracy,
• do tego okresu nadal wlicza się także dni, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy.

Zasada ta obowiązuje także wtedy, gdy – zgodnie z nowymi przepisami – ubezpieczony nie otrzyma L4 z jednego tytułu, bo rodzaj tej pracy pozwala na jej wykonywanie mimo choroby.  

2. Kiedy można stracić prawo do zasiłku chorobowego? – już bez niedomówień

Aktualnie ustawa zasiłkowa wskazuje ogólnie, że zasiłek nie przysługuje, gdy:

1. ubezpieczony wykonuje pracę zarobkową, albo
2. wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem.

Kłopot polega na tym, że aktualnie przepisy nie doprecyzowuje jak dokładnie rozumieć powyższe uwarunkowania.  Nowelizacja wreszcie tę lukę uzupełnia. 2.1. „Praca zarobkowa” na L4 – co to dokładnie znaczy? Po zmianie: Pracą zarobkową będzie każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od formy – czy to umowa o pracę, zlecenie, działalność gospodarcza, dzieło itd. Kluczowe jest jednak wprowadzenie wyjątku:

• Nie będzie uznawane za pracę zarobkową wykonywanie czynności incydentalnych, których podjęcie w okresie zwolnienia wymagają istotne okoliczności.

Chodzi o sytuacje, gdy zaniechanie jednorazowej czynności spowodowałoby np. poważne straty finansowe. Można tu wymienić przykładowo:

• podpisanie pilnych dokumentów (faktury, umowy, listy przewozowe),
• przekazanie kluczowej, jednorazowej informacji,
• działanie konieczne dla uniknięcia realnych szkód.

Takie sporadyczne, wymuszone okolicznościami czynności nie będą automatycznie pozbawiać zasiłku. Bardzo ważny bezpiecznik dla pracowników: Polecenie pracodawcy NIE jest „istotną okolicznością”. Oznacza to, że:

• szef nie może legalnie wymuszać na pracowniku, by ten w czasie L4 „trochę popracował”,
• samo „bo pracodawca tak chce” nie usprawiedliwia aktywności zawodowej na zwolnieniu,
• incydentalność + realna, obiektywna konieczność = wyjątek od zakazu, a nie furtka do stałej pracy zdalnej na L4.

W praktyce:

• nadal zakazane będzie normalne wykonywanie obowiązków – obsługa klientów, prowadzenie działalności, prace w gospodarstwie rolnym, systematyczne zdalne wykonywanie zadań;
• dopuszczalne będzie wyjątkowe, jednorazowe działanie – gdy faktycznie wymaga tego sytuacja i nie wynika to z bieżących potrzeb pracodawcy.

  2.2. „Aktywność niezgodna z celem zwolnienia” – co wolno choremu w codziennym życiu? Nowela wprost potwierdza to, co od lat wynikało z orzecznictwa: celem zwolnienia lekarskiego jest leczenie i rekonwalescencja, czyli możliwie szybki powrót do zdolności do pracy. Za aktywność niezgodną z celem zwolnienia będą uznawane wszelkie działania, które: utrudniają lub wydłużają proces leczenia. Przykładowo – niedozwolone będą m.in.:

• remont mieszkania w czasie L4,
• intensywne treningi, udział w zawodach sportowych,
• typowy wyjazd wakacyjny „dla wypoczynku” (o ile nie ma charakteru leczniczego).

Z kolei dopuszczalne będą np.:

• zwykłe czynności dnia codziennego: zakupy spożywcze, wyjście do apteki, odprowadzenie dziecka do żłobka/przedszkola, krótka wizyta u rodziny,
• czynności związane ze zdrowiem: wizyta u lekarza, badania, zabiegi, rehabilitacja,
• spacer w ramach zaleconej rekonwalescencji, o ile lekarz nie zalecił bezwzględnego leżenia,
• incydentalne wyjścia wymuszone okolicznościami (np. odbiór leków w innej miejscowości).

W nowych przepisach wprost zapisano, że zwykłe czynności życia codziennego oraz działania incydentalne wymuszone istotnymi okolicznościami nie będą przesłanką do odebrania zasiłku.   2.3. Miejsce pobytu na L4 – co z kontrolą „pod adresem”? W pierwotnym projekcie nowelizacji zakładano, że samo nieprzebywanie pod adresem wskazanym na zwolnieniu mogłoby być podstawą utraty zasiłku, chyba że chory udowodni istnienie ważnych powodów (np. wizyta u lekarza, zakupy, spacer). Planowano także doprecyzować zasady podawania zagranicznego adresu pobytu. Ostatecznie z tych zmian zrezygnowano. Obowiązywać więc nadal będzie to, że:

• ubezpieczony musi podać lekarzowi aktualny adres pobytu na czas niezdolności,
• jest zobowiązany powiadomić ZUS i pracodawcę o zmianie adresu w ciągu 3 dni,
• możliwe jest wskazanie adresu zagranicznego – przepisy tego nie zakazują, ale w razie kontroli trzeba liczyć się z koniecznością wykazania, że wyjazd nie koliduje z procesem leczenia,
• typowy wyjazd turystyczny w czasie L4 nadal może być uznany za naruszenie celu zwolnienia.

 

3. L4 u jednego pracodawcy, praca u drugiego – zasady od 2027 r.

Najbardziej spektakularnym elementem reformy jest zmiana podejścia do osób, które mają więcej niż jedno źródło ubezpieczenia chorobowego (np. dwa etaty, etat + etat, etat + działalność).   3.1. Jak jest obecnie? W praktyce uznaje się, że:

• jeśli ktoś pobiera zasiłek chorobowy z tytułu zatrudnienia u jednego pracodawcy,
• a w tym czasie pracuje u innego – to jest to „praca zarobkowa podczas L4”,
• co skutkuje utraceniem świadczenia chorobowego za cały okres zwolnienia.

Nawet jeśli drugi rodzaj pracy nie obciążał zdrowia i nie miał wpływu na proces leczenia.   3.2. Jak będzie po zmianach? Nowelizacja przewiduje, że:

1. zasadniczo niezdolność do pracy dotyczy każdego tytułu ubezpieczenia osobno – lekarz może wystawić osobne L4 na każdy z nich.
2. jeżeli jednak rodzaj pracy z jednego tytułu może być wykonywany mimo choroby, to na wniosek ubezpieczonego lekarz może w ogóle nie wystawiać zwolnienia dla tego tytułu.

W praktyce wygląda to tak:

• pracownik informuje lekarza, że chce nadal pracować u jednego z pracodawców,
• lekarz ocenia, czy choroba rzeczywiście uniemożliwia tę konkretną pracę,
• jeśli nie – wystawia zwolnienie tylko dla tego zatrudnienia, którego chory nie jest w stanie wykonywać,
• drugi stosunek pracy pozostaje „aktywny” – pracownik może normalnie pracować i pobierać wynagrodzenie za pracę.

Przykłady:

• pracownik magazynu z kontuzją kolana – nie jest w stanie wykonywać pracy wymagającej dźwigania i chodzenia po hali (L4 u pracodawcy A – centrum logistyczne), ale nadal może świadczyć zdalnie usługi grafika komputerowego dla innej firmy (pracuje u pracodawcy B), bo praca ta polega na siedzeniu przy komputerze,
• informatyk z ograniczeniami ortopedycznymi – nie może wykonywać ciężkich prac fizycznych, ale może świadczyć pracę zdalną w zakresie programowania.

Ubezpieczony musi przy tym pamiętać o obowiązku poinformowania pracodawcy, u którego pracuje, o okresie zwolnienia wystawionego z innego tytułu (nie musi ujawniać całego zaświadczenia). 3.3. Skutek finansowy Nowe przepisy umożliwią: jednoczesne pobieranie pełnego zasiłku chorobowego z jednego tytułu i 100% wynagrodzenia za pracę z drugiego.  

4. Nowe zasady kontroli zwolnień lekarskich

Reforma L4 to również gruntowne uporządkowanie zasad kontroli – zarówno pod kątem tego, czy zwolnienie zostało prawidłowo wystawione, jak i tego, czy jest właściwie wykorzystywane.   4.1. Kontrola prawidłowości orzekania – lekarze ZUS ZUS zachowuje prawo do weryfikacji:

• orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• orzeczeń o konieczności osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny,
• prawidłowości wystawiania zaświadczeń lekarskich (L4).

W ramach tej kontroli ZUS może:

• skierować ubezpieczonego na badanie do lekarza orzecznika lub lekarza konsultanta (w wyznaczonym miejscu albo w miejscu pobytu chorego),
• zlecić badania pomocnicze,
• zażądać od lekarza wystawiającego zwolnienie lub placówki medycznej dokumentacji medycznej i wyjaśnień,
• zwrócić się do ubezpieczonego o złożenie wyjaśnień.

Osoba badana jest zobowiązana udostępnić dokumentację medyczną lekarzowi przeprowadzającemu badanie. Dodatkowo ZUS będzie prowadził kontrolę formalną zwolnień – czyli sprawdzał, czy zaświadczenia zostały wystawione zgodnie z przepisami o trybie i zasadach wystawiania e-ZLA.   4.2. Kontrola prawidłowego wykorzystywania L4 – kto, co i jak sprawdza? Nowelizacja utrzymuje zasadę, że nad prawidłowym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich czuwają przede wszystkim ZUS oraz płatnicy składek, którzy wypłacają zasiłki. ZUS będzie mógł kontrolować sposób korzystania z L4 także w odniesieniu do osób, którym świadczenia wypłaca pracodawca jako płatnik zasiłków – zarówno na jego wniosek, jak i z urzędu. Zakres kontroli obejmie nie tylko ubezpieczonych aktualnie podlegających ubezpieczeniu chorobowemu, lecz także osoby po ustaniu tytułu ubezpieczenia, które nie mogą wykonywać pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy zasiłkowej. Chodzi w szczególności o sytuacje, gdy brak możliwości świadczenia pracy wynika z decyzji właściwego organu lub innego uprawnionego podmiotu wydanej na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi – a więc np. z powodu obowiązkowej kwarantanny, izolacji domowej lub izolacji w rozumieniu przepisów sanitarno-epidemiologicznych. Nowością będzie wyraźne wpisanie do ustawy zasiłkowej, że pracodawcy jako płatnicy składek mogą prowadzić kontrolę prawidłowości korzystania ze zwolnień lekarskich także wtedy, gdy wypłacają pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Dodatkowo płatnik składek zyskuje formalne narzędzie do rozwiewania wątpliwości: jeżeli ma podejrzenia, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, może zwrócić się do właściwej jednostki organizacyjnej ZUS o wydanie rozstrzygnięcia w tej sprawie. ZUS – rozpatrując taki wniosek – będzie mógł, w razie potrzeby, zwrócić się o opinię do lekarza, który wystawił zwolnienie, albo do lekarza orzecznika, zanim podejmie ostateczne stanowisko.

Mobbing i dyskryminacja

Trwają prace legislacyjne nad nowelizacją przepisów pracowniczych, której celem jest zaostrzenie walki z niepożądanymi zjawiskami w firmach, takimi jak mobbing oraz dyskryminacja. Projektowane regulacje kładą nacisk na prewencję, redefinicję pojęć oraz zwiększenie odpowiedzialności finansowej za naruszenia.

1. Nowa definicja mobbingu i zmiana ciężaru dowodowego

Projekt ustawy proponuje zmianę sposobu rozumienia mobbingu. Zgodnie z nowymi założeniami:

• Charakter działań: Mobbingiem będzie uporczywe nękanie przybierające formę fizyczną, werbalną lub niewerbalną.
• Powtarzalność: Aby mówić o mobbingu, zachowania muszą być stałe, nawracające lub powtarzalne. Jednorazowe incydenty, nawet naganne, nie będą kwalifikowane w tej kategorii.
• Obiektywizacja: Usunięty zostanie wymóg udowodnienia „zamiaru” sprawcy. Sąd będzie oceniał sytuację z perspektywy tzw. „racjonalnej ofiary”, co ma ułatwić dochodzenie roszczeń.

2. Rozszerzenie katalogu dyskryminacji

Dostosowując polskie prawo do standardów unijnych, projekt doprecyzowuje pojęcie dyskryminacji (rezygnując z karania za sytuacje czysto hipotetyczne) i wprowadza dwie nowe, konkretne kategorie nierównego traktowania:

• Dyskryminacja przez skojarzenie: Sytuacja, w której pracownik jest gorzej traktowany nie z powodu swoich cech, ale ze względu na relację z inną osobą (np. posiadanie niepełnosprawnego dziecka czy partnera o określonym pochodzeniu).
• Dyskryminacja przez założenie: Sytuacja, w której pracodawca niesłusznie przypisuje pracownikowi pewną cechę (np. orientację czy poglądy) i na tej podstawie go dyskryminuje.

3. Wyższe odszkodowania i rola sądu

Reforma zakłada znaczący wzrost sankcji finansowych. Minimalne zadośćuczynienie za mobbing ma wzrosnąć drastycznie – projektowane przepisy wspominają o kwotach rzędu 6-krotności, a w dalszej części nawet 12-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Istotną zmianą proceduralną jest rola sądu. Jeśli w toku postępowania nie uda się udowodnić mobbingu (np. z braku powtarzalności zachowań), sąd będzie miał obowiązek zbadania, czy nie doszło do naruszenia dóbr osobistych pracownika.

4. Obowiązki pracodawcy: Prewencja i Procedury

Nowe przepisy nakładają na firmy wymóg aktywnego działania. Nie wystarczy już tylko „nie mobbingować” – pracodawca musi udowodnić, że systemowo przeciwdziała przemocy.

Wymagana dokumentacja: W regulaminie pracy (lub w obwieszczeniu, jeśli firma nie posiada regulaminu) muszą znaleźć się konkretne zapisy obejmujące:

• Zasady ochrony godności pracowników.
• Procedury postępowania w przypadku zgłoszenia nadużyć.
• Harmonogram i częstotliwość działań profilaktycznych (prewencyjnych).

Cykl działania pracodawcy: Ustawa wprost wskazuje cztery filary obowiązków pracodawcy:

• Zapobieganie (prewencja).
• Wykrywanie nieprawidłowości.
• Reagowanie i usuwanie skutków naruszeń.
• Wsparcie dla ofiar.

5. Wyłączenie odpowiedzialności firmy (Klauzula bezpiecznej przystani)

Projekt przewiduje mechanizm ochronny dla rzetelnych pracodawców. Firma nie poniesie odpowiedzialności za działania mobbera (współpracownika lub podwładnego), jeśli udowodni, że podjęła skuteczne, realne działania zapobiegawcze. Co więcej, jeśli pracodawca będzie musiał wypłacić zadośćuczynienie ofierze, zyska prawo do tzw. regresu, czyli żądania zwrotu wypłaconej kwoty bezpośrednio od sprawcy mobbingu.